KSeF 2027 – numer KSeF w przelewie i nowe obowiązki przedsiębiorców

Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?

Obowiązek dotyczy nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT, który płaci za fakturę ustrukturyzowaną albo fakturę wystawioną w trybie offline24 lub przy niedostępności KSeF na rzecz innego czynnego podatnika VAT. Chodzi o płatność przelewem lub innym instrumentem płatniczym, który pozwala podać tytuł transferu. Status VAT odbiorcy płatności sprawdza się w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty.

Numer KSeF będzie potrzebny przy zapłacie za pojedynczą fakturę. Gdy jedna płatność obejmuje kilka faktur, można wygenerować w KSeF identyfikator zbiorczy dla wybranego zestawu dokumentów tego samego sprzedawcy. Obowiązek obejmuje również płatność zleconą przez podmiot trzeci za nabywcę, a przy poleceniu zapłaty obowiązek wskazania numeru spoczywa na wystawcy faktury.

Wyjątek związany z awarią: numeru KSeF nie trzeba wykazywać przy fakturach wystawionych offline24 lub podczas niedostępności, które nie zostały wprowadzone do systemu z powodu ogłoszonej awarii.

Obowiązek z art. 108g nie obejmuje każdej płatności: nie dotyczy np. zakupów konsumenckich ani zapłaty gotówką. Przy zaliczce wpłacanej przed wystawieniem faktury zaliczkowej nie ma jeszcze numeru KSeF do podania; pro forma nie jest fakturą VAT.

Numer faktury a numer KSeF — to dwa różne oznaczenia

Sprzedawca nadaje fakturze własny numer, np. w firmowej serii dokumentów. Po przyjęciu e-faktury Krajowy System e-Faktur nadaje jej osobny, unikalny numer identyfikujący w systemie. Od 2027 r. przy płatności za pojedynczą fakturę objętą opisanym obowiązkiem używa się właśnie numeru KSeF, a nie tylko numeru wewnętrznego faktury z pola „numer” w programie lub z pliku PDF.

Dlatego warto przechowywać oba oznaczenia w powiązaniu z kontrahentem, kwotą, terminem płatności i zapisem księgowym. W przypadku zbiorczej zapłaty zamiast zestawu własnych numerów należy użyć identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w KSeF, jeśli taki sposób rozliczenia ma zastosowanie.

Przelew zwykły, zbiorczy i MPP

Numer KSeF trzeba uwzględnić także w komunikacie przelewu realizowanego w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Jeżeli płatność w MPP obejmuje kilka wybranych e-faktur od jednego dostawcy, wystawionych w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca, w komunikacie podaje się identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF dla tego zestawu.

Sam obowiązek raportowania numeru KSeF w ewidencji JPK_VAT pojawił się wcześniej: struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) obowiązują od 1 lutego 2026 r. Numer wykazuje się w polu NrKSeF, jeżeli został nadany do dnia złożenia ewidencji. Dla dokumentów bez tego numeru stosuje się odpowiednio oznaczenia OFF, BFK lub DI — zależnie od rodzaju dokumentu i przyczyny braku numeru. W praktyce oznacza to, że identyfikator powinien wracać z faktury do systemu księgowego i być dostępny zarówno do rozliczenia dokumentu, jak i do przygotowania płatności.

Nie zakładaj, że każdy tytuł przelewu wygląda tak samo. Sprawdź z bankiem i dostawcą systemu finansowo-księgowego, gdzie i w jakim formacie przekazuje się numer lub identyfikator zbiorczy, również w szablonie MPP. Wymagane pole i sposób obsługi mogą zależeć od kanału płatności.

Co jeszcze zmienia się w 2027 r.?

Do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami wystawionymi poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą korzystać z czasowego wystawiania faktur poza KSeF. Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawiania w KSeF powstaje już dla faktury, którą przekroczono limit. Ułatwienie nie odracza odbierania faktur z KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się to odroczenie. Warto więc sprawdzić już teraz, czy wystawianie, odbiór i płatności zostały przygotowane także dla najmniejszej skali działalności.

Od tej samej daty kończy się także przejściowe wyłączenie z KSeF faktur B2B wystawianych przy użyciu kas rejestrujących. Paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł nadal będzie można wystawić, ale nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. W sprzedaży i zakupach trzeba rozróżniać paragon z NIP od faktury, a w razie potrzeby zapewnić prawidłową obsługę faktury w KSeF.

Status kar na 3 października 2026 r.: obowiązujące przepisy przewidują stosowanie kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT od 1 stycznia 2027 r. MF zapowiedziało jednak 16 września 2026 r. przedłużenie odroczenia do końca 2027 r. Projekt UD477, wpisany do wykazu prac legislacyjnych 22 września, przewiduje przesunięcie na 1 stycznia 2028 r.; jest to planowana zmiana wymagająca uchwalenia ustawy. Kary z art. 106ni dotyczą określonych naruszeń wystawiania i przesyłania faktur, a nie jednej automatycznej, stałej kary za każdy błąd w tytule przelewu. Sam projekt odroczenia tych kar nie przesuwa obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach.

Jak połączyć fakturę KSeF, płatność i księgowość?

Nowy obowiązek najlepiej potraktować jako część obiegu zobowiązań. Sam numer nie wystarczy, jeśli w firmie nie wiadomo, kto odbiera fakturę, weryfikuje ją, pilnuje terminu i przygotowuje płatność do akceptacji. Przy wdrożeniu przejdź całą ścieżkę od otrzymania dokumentu w KSeF do uzgodnienia zapisu bankowego.

Odbierz i sprawdź fakturę

Ustal osobę odpowiedzialną za pobranie dokumentu, kontrolę kontrahenta i merytoryczną akceptację zakupu.

Zapisz numery i termin

Powiąż własny numer faktury z numerem KSeF, kwotą, terminem płatności, zweryfikowanym rachunkiem bankowym odbiorcy i dekretacją w księgowości.

Wybierz rodzaj płatności

Przygotuj właściwy numer dla płatności pojedynczej lub identyfikator zbiorczy dla dopuszczonej płatności obejmującej kilka faktur; osobno sprawdź wymagania MPP.

Sprawdź bank i akceptację

Przetestuj pola tytułu transferu w bankowości elektronicznej, integrację z ERP lub systemem księgowym oraz obieg zatwierdzania dyspozycji.

Uzgodnij wykonanie i zapis

Po zapłacie dopasuj wyciąg do zobowiązania i numeru KSeF. Obsłuż osobną procedurę dla faktur offline, błędnych danych oraz przelewów zbiorczych.

Przy firmie produkcyjnej lub handlowej lista płatności powinna łączyć fakturę z dostawą, zamówieniem, kosztem i planem przepływów pieniężnych. Jeśli spółka potrzebuje takiego widoku dla zarządu, przydatne może być także raportowanie zarządcze łączące zobowiązania, płynność i decyzje operacyjne.

Checklista przygotowania firmy do płatności z numerem KSeF

Ustal, które płatności spełniają warunki obowiązku od 1 stycznia 2027 r.
Zapisuj numer KSeF niezależnie od numeru faktury nadanego przez sprzedawcę.
Sprawdź obsługę numeru oraz identyfikatora zbiorczego w bankowości i systemie ERP.
Przetestuj komunikat MPP i ustal, kto akceptuje płatność.
Opisz proces faktur offline24, niedostępności systemu i ogłoszonej awarii.
Uzgodnij sposób działania przy przelewie zbiorczym i płatności przez podmiot trzeci.
Potwierdź, że numer KSeF trafia do księgowości oraz JPK_VAT.
Przejrzyj obsługę paragonów z NIP i żądań faktur od 2027 r.

Jeżeli spółka działa na produkcji, sprawdź również powiązanie zobowiązań i zakupów z kosztem oraz produkcją w toku. KSeF usprawnia dostęp do faktur, ale nie zastępuje obiegu akceptacji ani ewidencji wymaganej do ustalenia kosztu wytworzenia i kosztu produkcji w toku.

Przygotowanie przelewów na podstawie dokumentów z KSeF

W uzgodnionym zakresie Pracownia Rachunkowości może przygotowywać dyspozycje przelewów na podstawie zaksięgowanych i zweryfikowanych dokumentów, w tym faktur pobranych z KSeF. Cena tej usługi zaczyna się od 11 zł netto za przelew; ostateczny zakres zależy od sposobu obiegu dokumentów i akceptacji w danej spółce.

Przygotowanie dyspozycji nie oznacza samodzielnego zatwierdzania ani wykonywania płatności przez biuro. Dostęp do bankowości, uprawnienia, poziomy akceptacji i odpowiedzialność za autoryzację ustalamy osobno — kontrola zatwierdzenia pozostaje po stronie osób wskazanych przez spółkę.

Omów proces płatności Zobacz zakres księgowości spółki z o.o.

FAQ — numer KSeF w przelewie

Czy w przelewie wystarczy numer faktury nadany przez sprzedawcę?

Nie. Przy płatności za pojedynczą fakturę objętą obowiązkiem należy podać numer identyfikujący ją w KSeF. Numer handlowy lub ewidencyjny nadany przez sprzedawcę jest odrębnym oznaczeniem.

Co wpisać przy płatności za kilka faktur?

Dla płatności obejmującej kilka faktur ustrukturyzowanych można użyć identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w KSeF. Zbiór dotyczy faktur tego samego sprzedawcy.

Czy numer KSeF dotyczy przelewu w mechanizmie podzielonej płatności?

Tak. Obowiązek obejmuje także płatności realizowane w MPP od 1 stycznia 2027 r. W komunikacie trzeba wskazać właściwy numer KSeF albo identyfikator zbiorczy zgodnie z rodzajem płatności.

Czy paragon z NIP do 450 zł nadal będzie można wystawić?

Paragon fiskalny z NIP będzie można nadal wystawiać, ale od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Proces sprzedaży i obsługi żądania faktury warto sprawdzić przed tą datą.

Czy brak numeru KSeF w tytule przelewu automatycznie oznacza stałą karę?

Nie. Kary z art. 106ni ustawy o VAT dotyczą określonych naruszeń wystawiania i przesyłania faktur. Na 3 października 2026 r. przepisy przewidują ich stosowanie od 1 stycznia 2027 r., a projekt UD477 zakłada przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. Zapowiedź MF nie jest jeszcze zmianą ustawy ani odroczeniem obowiązku oznaczania płatności.

Źródła urzędowe i podstawa informacji

Informacje opracowano na podstawie stanu przepisów i wyjaśnień Ministerstwa Finansów dostępnych 3 października 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej.

Przeczytaj także

Łukasz Sołtys

Założyciel Pracowni Rachunkowości. Od ponad 12 lat pracuje w księgowości i finansach, specjalizując się w obsłudze spółek, e-commerce, raportowaniu zarządczym i controllingu.