Kategoria: Controlling / Podatki · Aktualizacja: grudzień 2025 · Autor: Pracownia Rachunkowości

Audyt księgowości spółki z o.o. przed zmianą biura: checklista 25 punktów

zmiana biura rachunkowego, zmiana księgowości

Jeśli myślisz o zmianie biura rachunkowego, najgorsze co można zrobić to przenieść „worek z chaosem” do nowego miejsca. Najlepsze: zrobić krótki audyt, żeby wiedzieć, co jest OK, a co wymaga naprawy od razu.

Po co Ci ten audyt?
Żeby uniknąć niespodzianek (zaległe rozrachunki, błędy w VAT, brak dokumentów), przyspieszyć przejęcie księgowości i wejść w nową współpracę „na czysto” – z danymi, które da się wykorzystać do decyzji biznesowych.
Szybki skrót:
Po co audyt Czerwone flagi Checklista 25 pkt Plan przejęcia Co przygotować

Po co robić audyt przed zmianą biura (i dlaczego to oszczędza pieniądze)

W praktyce najwięcej czasu (i nerwów) przy zmianie biura nie zabierają formalności, tylko braki w danych: niezamknięte rozrachunki, brak potwierdzeń sald, niejasne „co jest w jakim Excelu”, księgowania bez opisów.

Audyt przed zmianą ma prosty cel: zidentyfikować ryzyka i ustalić, co trzeba uporządkować od razu, a co może poczekać. Dzięki temu przejęcie księgowości jest szybsze, a Ty masz poczucie kontroli.

7 czerwonych flag: kiedy zmiana biura to nie „fanaberia”, tylko konieczność

  1. Brak terminowości (JPK, CIT, ZUS) albo dowiadujesz się o problemach po fakcie.
  2. Nie masz dostępu do danych (plików źródłowych, ewidencji, rozrachunków) – wszystko „jest u księgowej”.
  3. Rozrachunki się nie zgadzają, a „to się kiedyś wyprostuje”.
  4. Nie wiesz, ile firma zarabia – bo nie dostajesz sensownego zestawienia, tylko „wynik z ksiąg”.
  5. Brak jasnej komunikacji: odpowiedzi po kilku dniach, bez konkretów.
  6. Zmiany przepisów zaskakują Cię w ostatniej chwili (a powinny być planowane).
  7. Rok zamykany w pośpiechu, a sprawozdanie finansowe powstaje „na styk”.

Jeśli masz 2–3 punkty z listy powyżej, to zwykle warto rozważyć zmianę – albo przynajmniej zrobić audyt i uporządkować proces.

Checklista audytu: 25 punktów, które warto sprawdzić

1) Dokumenty i dostęp do danych

  1. Czy masz komplet umów (z kontrahentami, leasing, najem, pożyczki, uchwały wspólników)?
  2. Czy masz dostęp do systemu księgowego / eksportów (nie tylko PDF-y)?
  3. Czy obieg dokumentów działa (kto akceptuje koszt, kto opisuje, kto pilnuje terminów)?
  4. Czy faktury kosztowe są opisywane (cel, projekt, MPK / kategoria)?

2) VAT / JPK i ewidencje

  1. Czy JPK jest składany terminowo i czy ktoś robi kontrolę przed wysyłką?
  2. Czy transakcje nietypowe mają opisy (WDT/WNT, import usług, korekty, sprzedaż mieszana)?
  3. Czy ewidencja VAT jest spójna z księgami (bez „różnic nie do wyjaśnienia”)?
  4. Jeśli sprzedajesz w UE: czy masz poukładane VAT-OSS / marketplace / magazyny?

3) CIT i koszty (miejsca, gdzie spółki najczęściej „tracą”)

  1. Czy koszty mają logiczne uzasadnienie biznesowe i dokumentację?
  2. Czy umowy z członkami zarządu / wspólnikami są prawidłowo ułożone i rozliczane?
  3. Czy masz politykę rozliczania samochodów / wydatków mieszanych (jeśli występują)?
  4. Czy wiesz, jakie są „koszty niestanowiące KUP” i czy są pilnowane?

4) Rozrachunki, ZUS, kadry i terminy

  1. Czy rozrachunki z kontrahentami są uzgadniane (a nie „wiszą miesiącami”)?
  2. Czy zaliczki od klientów i przedpłaty są poprawnie rozliczane?
  3. Czy ZUS i kadry mają komplet dokumentów (umowy, aneksy, ewidencje urlopów, badania)?
  4. Czy wynagrodzenia są rozliczane tak samo co miesiąc (bez „ręcznych wyjątków”)?

5) Sprawozdanie finansowe i zamknięcie roku

  1. Czy masz plan zamknięcia miesiąca (kto, co, do kiedy)?
  2. Czy ktoś pilnuje rezerw, rozliczeń międzyokresowych i „kosztów na przełomie”?
  3. Czy inwentaryzacja (jeśli dotyczy) jest zrobiona i udokumentowana?
  4. Czy sprawozdanie finansowe za poprzedni rok było zrobione bez nerwów i poprawek?

6) Raportowanie zarządcze (KPI, cash-flow) – czyli „po co mi te liczby”

  1. Czy dostajesz miesięczny wynik + komentarz (co wpłynęło na wynik)?
  2. Czy masz cash-flow (realne przepływy, nie tylko wynik księgowy)?
  3. Czy marże / koszty są analizowane (np. per projekt, kanał sprzedaży, zespół)?
  4. Czy wiesz, jakie KPI są kluczowe w Twojej firmie i czy ktoś je cyklicznie pokazuje?
  5. Czy komunikacja z biurem jest szybka i konkretna (SLA / zasady odpowiedzi)?
Wskazówka praktyczna
Jeżeli w checklistie pojawiają się braki w danych, to nie jest „Twoja wina”. To sygnał, że proces księgowy nie jest poukładany. Da się to naprawić — ważne, żeby wiedzieć gdzie.

Jak wygląda bezpieczne przejęcie księgowości (praktyczny plan)

Dobrze ułożona zmiana biura to zazwyczaj kilka kroków: szybki przegląd, lista braków, uzupełnienia, przejęcie, a potem dopiero optymalizacje i raportowanie. Jeśli chcesz zobaczyć proces „od kuchni”, zajrzyj też do wpisu: Zmiana biura rachunkowego bez przestojów.

Co przygotować, żeby zmiana biura poszła szybko

Podsumowanie

Zmiana biura rachunkowego może być prosta — pod warunkiem, że wiesz, co przejmujesz. Ten audyt to najkrótsza droga, żeby zamienić „przeczucie, że coś jest nie tak” na konkretną listę działań.

Umów konsultację Wyślij pytanie SLA 15 min dni robocze

Uwaga: artykuł ma charakter informacyjny. W każdej spółce szczegóły mogą wyglądać inaczej — warto omówić to na konkretnych dokumentach.

Przeczytaj też