Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch tematów: organizacji fundacji oraz jej bieżącej obsługi. Pracownia Rachunkowości skupia się na księgach, sprawozdawczości, bieżących danych i raportowaniu funkcjonującej lub organizowanej fundacji. Przy zagadnieniach prawnych albo podatkowych wymagających odrębnych uprawnień współpracujemy z właściwą kancelarią lub doradcą.
Co obejmuje księgowość fundacji rodzinnej?
Zakres zależy od tego, co fundacja posiada i jakie zdarzenia występują w ciągu roku. Inaczej pracuje fundacja z jednym składnikiem majątku, a inaczej podmiot posiadający udziały w kilku spółkach, nieruchomości i inwestycje finansowe.
- prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych i uzgodnień,
- przygotowanie danych do sprawozdania finansowego,
- ewidencja udziałów, akcji, inwestycji i nieruchomości,
- monitorowanie przepływów między fundacją a spółkami,
- obieg dokumentów dotyczących świadczeń dla beneficjentów,
- raportowanie majątku, wyniku i zdarzeń wymagających uwagi.
Dlaczego majątek i spółki trzeba analizować razem?
Ujęcie pojedynczego dokumentu nie zawsze pokazuje pełny kontekst. Przelew może być związany z umową między podmiotami, świadczeniem, inwestycją albo rozliczeniem udziałów. Dlatego przed rozpoczęciem obsługi warto przygotować mapę fundacji, spółek, rachunków, umów i osób uprawnionych do świadczeń.
Praktyczna zasada: im więcej przepływów między fundacją a spółkami, tym ważniejszy jest stały proces przekazywania uchwał, umów, wyciągów i informacji o celu gospodarczym operacji.
Świadczenia beneficjentów i bieżące zdarzenia
Świadczenia dla beneficjentów powinny trafiać do księgowości razem z dokumentami i informacjami pozwalającymi ustalić ich charakter. Tak samo należy traktować zdarzenia nietypowe: pożyczki, korzystanie z majątku, transakcje z podmiotami powiązanymi lub zmiany w portfelu inwestycji.
Księgowość może pomóc zauważyć, że dane zdarzenie wymaga dodatkowej analizy. Nie zastępuje jednak opinii podatkowej. W przypadkach wymagających interpretacji lub oceny skutków CIT potrzebny jest doradca podatkowy albo kancelaria.
Jak wygląda raportowanie?
Raport powinien odpowiadać na pytania klienta. Może obejmować zestawienie majątku, zmiany w inwestycjach, przepływy ze spółkami, świadczenia, koszty i wynik. Zakres oraz częstotliwość ustalamy po sprawdzeniu, jakie dane są dostępne i kto będzie z raportu korzystał.
Od czego zależy cena księgowości fundacji rodzinnej?
Nie ma jednej ceny dla każdej fundacji. Na wycenę wpływają m.in. liczba i rodzaj składników majątku, liczba spółek, transakcje inwestycyjne, nieruchomości, świadczenia beneficjentów, częstotliwość raportowania i stan dokumentacji. Dlatego uczciwa wycena zaczyna się od krótkiej rozmowy o faktycznym modelu działania.
Co przygotować przed rozmową z biurem?
- krótki opis fundacji i jej aktualnego etapu,
- listę udziałów, akcji, nieruchomości i inwestycji,
- informacje o spółkach i przepływach między podmiotami,
- przykłady świadczeń lub planowanych wypłat,
- ostatnie księgi, sprawozdania i dokumenty organizacyjne, jeśli fundacja już działa.
Podsumowanie
Księgowość fundacji rodzinnej powinna łączyć pełne księgi z rozumieniem majątku, inwestycji, spółek i świadczeń. Jeżeli fundacja dopiero organizuje obsługę, warto ustalić zakres przed pierwszym pełnym okresem sprawozdawczym.
Jeśli szukasz stałej obsługi, zobacz stronę księgowość fundacji rodzinnej. Dla podmiotów powiązanych przydatna może być również księgowość spółki z o.o. oraz raportowanie zarządcze.